896 Вакансии | 226 Резюме | 204 Компаний

Планировщик мероприятий - Cambridge, MA

Резюме работы
Центр российских и евразийских исследований Дэвиса ищет высоко мотивированного, хорошо организованного, ориентированного на детали человека для координации всех аспектов планирования мероприятий.

В Центре представлен широкий и разнообразный портфель программ на территории кампуса и виртуальных программ, в которых участвуют ученые, изучающие Россию и Евразию, преподаватели К-14 и широкая общественность. Мероприятия включают международные конференции, семинары для преподавателей, семинары, иммерсивные военные игры на основе симуляторов, встречи с высокопоставленными выборными должностными лицами и другими высокопоставленными лицами, семинары по инициативе студентов, серии фильмов, публичные лекции, культурные представления и визуальные выставки. В дополнение к этим мероприятиям, направленным вовне, эта должность также координирует логистику для совещаний Консультативного совета и других деловых встреч, а также мероприятий, способствующих укреплению сообщества в Центре, таких как приемы, встречи выпускников, общественные собрания и встречи персонала. Организатор мероприятий участвует в качестве сотрудника административной поддержки, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу Центра.

Организатор мероприятий отвечает за все детали мероприятия, включая логистическую организацию, планирование бюджета и надзор, подготовку материалов конференции, размещение, транспорт, регистрацию, питание, аудиовизуальные и другие технические требования, приглашения, печатные материалы, контракты и соглашения, а также штатное расписание мероприятий. Проводит исследования и переговоры с конференц-залами, отелями, другими поставщиками. Служит основным административным ресурсом и контактом по программам и мероприятиям. Ведет базу данных событий и создает веб-списки событий. Предоставляет информацию для онлайн-календаря и раз в две недели информационного бюллетеня; собирает и готовит материалы для рекламы и раздаточных материалов для мероприятий для коммуникационной команды. Также отвечает за последующие мероприятия, включая обработку возмещения и гонораров, сверку бюджета и транзакций по кредитным картам. Как член основной административной команды, вносит свой вклад в разработку и координацию других программ на месте по мере необходимости. Потребуется некоторое сверхурочное время, включая вечернюю работу и работу в выходные дни, как это определено расписанием мероприятий.
Эта должность подчиняется заместителю директора по программам.
Должностные обязанности
Координация мероприятий
Работайте с организаторами и организаторами мероприятий для планирования логистики мероприятий; управляйте мероприятиями на месте.
Предоставьте рекомендации о том, как организовать и структурировать мероприятие, чтобы добиться максимального успеха в достижении целей и задач мероприятия.
Координируйте объекты, медиа-услуги, общественное питание, гостиничный бизнес, путешествия, транспорт, прокат оборудования, отделы университетского обслуживания и других поставщиков услуг.
Управляйте космической логистикой: бронирование номеров, организация питания, материалы, мультимедийные ресурсы.
Поддержка создания виртуальных событий, включая контент для трансляции событий в прямом эфире.
Обеспечьте инструктаж для докладчиков как по техническим, так и по производственным элементам использования цифровых платформ для проведения мероприятий.
Согласовывайте планы поездок с докладчиками семинаров, организуйте поездки и размещение в отелях.
Отвечает за настройку аудиовизуальных средств; поддерживает связь с МТС или внешними поставщиками по настройке AV.
Регулярно общайтесь в письменной форме с организаторами мероприятий, участниками и поставщиками услуг, чтобы убедиться, что все детали точно переданы и подтверждены.
Исследуйте, разрабатывайте и участвуйте в цифровых инициативах, связанных с мероприятиями, включая записи для веб-сайта, обеспечение безопасности и регистрацию выпуска спикера.
Предоставляйте информацию и отвечайте на вопросы участников мероприятия.
Подготовьте письменные материалы для мероприятий.
Проект сообщений для руководства Центра Дэвиса.
Определите потребности в персонале, создайте и сообщите планы и сроки укомплектования персоналом для крупных мероприятий, наймите дополнительный персонал и временную помощь, чтобы помочь.
Планируйте и проводите групповые мероприятия — планируйте встречи; составляйте и распространяйте повестки дня и протоколы заседаний.
Запланируйте и облегчите проведение брифингов, определите успехи в проведении мероприятий и области для улучшения. Выполняйте обязанности по подведению итогов событий и ведению записей.
Служить всеобъемлющим ресурсом для планирования мероприятий для других сотрудников в отношении финансовых и юридических вопросов, политики в США, Гарварде, Центре Дэвиса; общее планирование мероприятий / логистика.
Исследуйте и оценивайте жизнеспособность и лучшие стратегии для будущих / предлагаемых мероприятий в США и за рубежом.
Исследуйте и разрабатывайте официальную политику и процедуры, связанные с мероприятиями Центра Дэвиса, в координации с командой мероприятий Центра Дэвиса.
Ведение записей / регистрации событий (например, атрибутики событий, сведений о событиях и записей о посещаемости) для внутренней и внешней отчетности, оценки и использования в будущем.
Коммуникации и публичность
Собирайте и редактируйте контент для календаря и информационного бюллетеня Davis Center.
Поддерживайте и обновляйте веб-страницы, связанные с событиями Центра Дэвиса.
Создавайте и распространяйте другую рекламу мероприятий, такую как объявления в Газете или на других медиа-платформах, приглашения по электронной почте или другие средства по мере необходимости.
Тесно сотрудничайте с командой по коммуникациям над общей стратегией по связям с общественностью, социальными сетями и другими коммуникациями, связанными с событиями.
Финансы/Управление
Сообщите руководителям и докладчикам семинаров о политике и процедурах возмещения расходов и гонораров; предоставьте соответствующие формы; просмотрите и обработайте документы для финансовой команды.
Прогноз / проекты бюджетов на будущие мероприятия и соответствующие предложения по грантам, убедитесь, что расходы не выходят за рамки установленного бюджета.
Отслеживайте расходы и сообщайте отчеты о расходах председателям мероприятий.
Сортировка сложных / необычных финансовых ситуаций с финансовыми командами Центра Дэвиса и Гарварда.
Ведите переговоры и подписывайте контракты с поставщиками (гостиницы, кейтеринг, рестораны, медиа-услуги и т.д.).
Ведение учета и документации.
Обновите руководство по политике/процедурам, обучите персонал эффективной координации планирования мероприятий.
Соответствие
Отвечает за обновление и ведение форм выпуска.
Будьте хорошо информированы о правилах физической и цифровой доступности. Убедитесь, что все мероприятия соответствуют требованиям Гарварда.
Поддерживайте связь с различными отделениями Гарварда по вопросам политики. Включает в себя: Полицию Гарвардского университета, Закупки, Связи с выпускниками, Офис маршала, Офис главного юрисконсульта.
Администрация
Поездки вспомогательного персонала для проведения мероприятий, связанных с работой.
При необходимости обеспечьте обслуживание на стойке регистрации.
Другие обязанности и обязанности по поддержке деятельности Центра Дэвиса по мере необходимости.
Базовая квалификация
более 5 лет соответствующего опыта работы.
Дополнительные квалификации и навыки
Внимание к деталям и хорошие навыки общения и межличностного общения имеют важное значение.
Должен быть высокоорганизованным, гибким и способным справляться с несколькими задачами.
Должен уметь работать самостоятельно с минимальным контролем и соблюдать несколько сроков в загруженном офисе.
Требуются хорошие рабочие знания современных офисных систем, включая ПК и Mac, а также навыки работы с Microsoft Office и пакетом Google, полезно знакомство с управлением базами данных.
Опыт и комфорт работы с цифровыми технологиями и мультимедийным оборудованием. Опыт работы с технологиями для удаленных и гибридных мероприятий, проекторами данных, PowerPoint и аналогичными инструментами полезен.
Знание русского языка или опыт работы в регионе полезны, но не обязательны.
Требуется небольшой легкий подъем. Требуется немного сверхурочных и вечеров.
Физические Требования
Немного легкого освещения для мероприятий.
Условия Труда
Политика в отношении вакцины против КОВИДА
Гарварду потребуется вакцинация от COVID для всех членов сообщества Гарварда, которые будут присутствовать на территории кампуса. Отдельные лица могут требовать освобождения от необходимости вакцинации по медицинским или религиозным причинам. Более подробную информацию о требованиях Университета к вакцинации против COVID и исключениях можно найти на веб-странице университета “Информация о вакцине COVID-19”: http://www . harvard. edu/коронавирус/covid-19-вакцина-информация/.
дополнительная информация
Центр российских и евразийских исследований Дэвиса существует для продвижения стипендий во всех областях российских и евразийских исследований в Гарварде. Центр делает это многими способами: администрирует магистерскую программу по регионоведению, спонсирует семинары и конференции, поддерживает исследования преподавателей и студентов, поддерживает коллекцию Центра Дэвиса в библиотеке Фунга, принимает аспирантов, приглашенных ученых и научных сотрудников, публикует журнал о холодной войне и спонсирует информационно-пропагандистскую работу с преподавателями и студентами K-14 и более широким сообществом. Чтобы узнать больше о Центре Дэвиса, посетите наш веб-сайт по адресу https://daviscenter . фас. гарвард. edu/.
Должностная Функция
Общее управление
Местоположение
США — МАССАЧУСЕТС — Кембридж
Код работы
403040
Подразделение Координатора II

Отдел
Центр Дэвиса
Статус времени
Полную ставку
Уровень заработной платы
055
Союз
55 — Секретарь Профсоюза Hvd и Технические работники
Проверка перед трудоустройством
Идентичность
Заявление о РВЗ
Мы являемся работодателем с равными возможностями, и все квалифицированные кандидаты получат право на трудоустройство независимо от расы, цвета кожи, религии, пола, национального происхождения, статуса инвалида, статуса защищенного ветерана, гендерной идентичности, сексуальной ориентации, беременности и условий, связанных с беременностью, или любых других характеристик, защищенных законом.

ID #20177 Расположение Массачусетс Тип Полная занятость Должность Планировщик мероприятий - Cambridge, MA Категория Интернет/Телеком/IT Тип вакансии

Зарплата и бонусы

Работать у нас выгодно

Полная занятость /Месяц
Бонусы

Информация о компании

Краткая информация о компании

AM Jobs

Агентство по трудоустройству

осн. в 2010 50+ сотруд. 579 вакан.

Контакты

Используйте e-mail для связи

Человеческий тест. Введите результат 5+3=?

Thank you! We will get back to you as soon as possible.

Something went wrong, try refreshing and submitting the form again.

Информация

17555 Collins Avenue #404 Sunny Isles, FL 33160 1.800.439.9849 Facebook Twitter Google+