***Двуязычный Английский и Испанский**
Помощник по административным вопросам выполняет задачи, изложенные в настоящем документе, чтобы помочь Менеджерам Общественных объединений (CAM) в ежедневных операциях с недвижимостью. Административные помощники должны устанавливать и поддерживать профессиональные, ориентированные на обслуживание отношения с менеджерами Ассоциации, другими помощниками и сотрудниками, клиентами, домовладельцами, поставщиками и поставщиками услуг. Эта должность предполагает ежедневный контакт с домовладельцами и членами правления и требует человека, который хорошо говорит, ориентирован на обслуживание клиентов и может быстро выполнять несколько задач.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Организует и подготавливает входящую и исходящую корреспонденцию.
Принимает и отвечает на входящие телефонные звонки и электронные письма от клиентов и поставщиков.
Интерпретирует бухгалтерские книги счетов клиентов, отвечает на запросы об остатке средств на счетах клиентов, исследует расхождения.
Подготавливает и отслеживает формы с учетом времени для клиентов и поставщиков
Обновляет базу данных клиентов — контактная информация [адрес, телефон, электронная почта] — ввод заметок в учетные записи клиентов
Ведет базу данных поставщиков — добавляет/обновляет информацию о поставщиках, получает w9 и подтверждение страховки
Подготавливает документацию для ваучеров кредиторской задолженности и представляет счета-фактуры для оплаты
Обрабатывает задания на печать, сканирование и отправку факсов по мере необходимости
Использует Excel, программное обеспечение и компьютерные системы для отслеживания проектов
Другие обязанности по назначению.
Квалификации
требуется 1-3 года непосредственно связанного с этим опыта канцелярской или административной поддержки; Опыт, связанный с ТСЖ, управлением недвижимостью или управлением кондоминиумом, является плюсом.
Требуется диплом HS или GED; Предпочтительна степень бакалавра или младшего специалиста.
Двуязычный, Английский/Русский.
Должен уметь пользоваться Excel и Word. Должен уметь адаптироваться к программному обеспечению для управления и компьютерным программам, используемым компанией.
Способность интерпретировать и следовать устным и письменным инструкциям.
Способность эффективно общаться, как устно, так и письменно, и проявлять дипломатичность.
Знание деловой переписки, включая правила грамматики, структуры предложений, пунктуации и орфографии.
Навыки межличностного общения, необходимые для эффективного взаимодействия со всеми уровнями персонала и работы в командной среде.
Продемонстрированная способность сохранять конфиденциальность записей и проявлять осмотрительность при выполнении повседневной деятельности.
Должен уметь выполнять разнообразные, но полуповторяющиеся операции в соответствии со стандартными методами и процедурами в изменяющихся условиях.
