Колледж Вассара
Помощник по административным вопросам — К
Кафедра: Испаноязычных, итальянских, русских исследований и SILP
Продолжительность должности: Учебный год / Полный рабочий день
График работы: Полный Рабочий день, 42 недели/год
Тип сотрудника: Персонал
Дата Публикации:
Представительство профсоюза: CWA
Номер публикации: AS152P
Ставка оплаты: $15,00/час
О колледже Вассар
Колледж Вассар, расположенный в живописной долине Среднего Гудзона, является высокопрофессиональным колледжем гуманитарных наук с совместным обучением. Вассар твердо привержен созданию сообщества, отражающего ценности гуманитарного образования, и созданию условий для равенства, интеграции и уважения различий. Колледж Вассар — это позитивная акция, работодатель с равными возможностями, и особенно поощряются заявления от представителей исторически недопредставленных групп. Колледж Вассар — это кампус, в котором запрещено курение и курение табака. Примечание: В колледже Вассар действует универсальная политика вакцинации, требующая вакцинации COVID-19 для всех сотрудников, за исключением тех, кто освобожден по медицинским или религиозным причинам.
Краткое описание должности и обязанностей
Помощник по административным вопросам оказывает административную и оперативную поддержку заведующему кафедрой, преподавателям, сотрудникам, студентам и посетителям кафедр испаноязычных исследований, итальянского и русского языков, а также Программы самообразования (SILP).
Обязанности:
Помогать председателю/директору в выполнении их обязанностей, включая, но не ограничиваясь, годовыми отчетами, планами укомплектования штатов, магистрами курсов (ИПЦ), профессиональной перепиской и оказанием помощи в выполнении канцелярских обязанностей в отношении поиска новых преподавателей.
Помогать другим преподавателям кафедры/программы и связанным с ними сотрудникам в подготовке учебных материалов, организации профессиональных поездок, профессиональных материалов и возмещении расходов.
Управляйте, контролируйте, координируйте расписания и утверждайте расписания для офисных ассистентов и/или стажеров.
Управляйте и ведите все записи отдела/программы, которые могут включать конфиденциальную информацию о персонале как для преподавателей, так и для студентов, включая анализ наград и призы отдела.
Отслеживание, ведение и согласование бюджетов, связанных с отделом/программой.
Управляйте и ведите календарь кафедры/программы, включая планирование и ориентацию для академических стажеров и стипендиатов по преподаванию иностранных языков.
Отправляйте заявки на бронирование номеров и ведите расписание использования классных комнат и залов ожидания.
Обрабатывайте запросы на обслуживание для обслуживания зданий.
Обслуживайте офисные принадлежности отдела/программы, обрабатывайте запросы на заказы для преподавателей и выполняйте общее обслуживание офисной техники.
Обеспечьте общую поддержку на стойке регистрации, выступая в качестве основного контактного лица для отдела/программы, отвечая на телефонные звонки и электронные письма и обрабатывая личные запросы.
Обновите письменные процедуры и учебную информацию как в офисе, так и за его пределами, включая веб-страницу департамента/программы (каталог курсов; работа с Офисом регистратора для обеспечения актуальности и правильности информации).
Помогите координировать мероприятия для гостей кафедры/программы, которые могут быть для приглашенных докладчиков, лекторов и/или кандидатов для поиска преподавателей. Это будет включать, но не ограничивается возмещением расходов на проезд, а также предоставлением жилья.
Помогите координировать организацию лекций и мероприятий кафедры/программы, которые могут включать бронирование номеров, запросы на питание и добавление информации в календари.
Выполните программу Вассара-Уэсли в Парижских письмах осенью и весной для офиса по обучению за рубежом.
Координируйте поездки, логистику, платежи и планирование, связанные с языковой программой самообразования.
Работайте с другими отделами кампуса, включая Кредиторскую задолженность, Регистратора, Закупки, Учебу, Отдел кадров и Деятельность Кампуса.
Другие обязанности по назначению.
На этой должности планируется работать полный рабочий день (37,5 часов в неделю) в течение учебного года (42 недели). Эта должность имеет право на получение льгот.
Квалификации
Минимум от двух до четырех лет опыта административной поддержки и/или обучения.
Требуются сильные навыки работы с компьютером, в том числе владение платформами Mac и ПК, Microsoft Word, Microsoft Excel, набором инструментов Googles (Gmail, календарь, диск, документы и т. Д.), Рабочим днем (или сопоставимыми системами баз данных), учебным планом и различными почтовыми и интернет-браузерами. Должен быть открыт для изучения нового программного обеспечения по мере необходимости.
Способность эффективно управлять сроками и множеством конкурирующих приоритетов, сохраняя при этом внимание к деталям и проявляя здравый смысл.
Требуются сильные организационные навыки и навыки управления временем.
Необходимо проявлять осмотрительность и сохранять конфиденциальность.
Сохраняйте профессиональную манеру решать проблемы во время иногда стрессовых ситуаций.
Способность работать самостоятельно и с другими отделами в кампусе.
Отличные письменные и устные навыки общения и манера общения по телефону имеют важное значение.
Способность эффективно взаимодействовать с разнообразным сообществом студентов, преподавателей, сотрудников и посетителей.
Особые инструкции для заявителей
Чтобы заполнить онлайн-заявку, вам необходимо будет приложить свое резюме, сопроводительное письмо и контактную информацию для 3 профессиональных рекомендаций. Все вложения должны быть в формате PDF. Рассмотрение заявок начнется немедленно. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров по телефону 845-437-5820.
Для полного рассмотрения заявители должны подать заявку по:
Все кандидаты должны подать заявку онлайн по адресу: https://employment . vassar.edu/публикации/2300.
