Должность: Координатор Программы обмена СМИ в Центральной Азии
Статус занятости: Освобожден
Зарплата: 47 000 долларов
Должность руководителя: Младший сотрудник программы, Сотрудник программы или Директор
Дата пересмотра: январь 2022 года
Краткое описание должности:
Координатор Программы обмена СМИ в Центральной Азии (CAMEX), Центр глобального лидерства Meridian (MCGL) отвечает за все административные, материально-технические и финансовые мероприятия для очных и виртуальных ознакомительных поездок, программ, тренингов и семинаров от имени Государственного департамента США и других правительств США (USG) и спонсоров частного сектора. Участниками программы являются молодые или начинающие специалисты, заинтересованные в общении с коллегами, экспертами по предмету и другими лицами для обмена мнениями по темам, представляющим особый интерес, и / или отраслевым тенденциям. ПК отвечает за повседневную реализацию долгосрочных проектов, а также краткосрочных программ или учебных поездок.
Координатор будет в первую очередь поддерживать программу CAMEX, а также может поддерживать другие индивидуальные программы обмена Центра по целому ряду географических и тематических областей. CAMEX — это многолетняя работа по повышению квалификации и профессионализма журналистов, продюсеров и влиятельных лиц из Центральной Азии. CAMEX включает в себя индивидуальные репортажи и ознакомительные поездки по США, программу резидентуры в средствах массовой информации и Летний институт. Участники представляют средства массовой информации из Казахстана, Кыргызской Республики, Таджикистана, Туркменистана и Узбекистана.
Эта должность находится в Вашингтоне, округ Колумбия, и Meridian требует, чтобы все сотрудники проживали в штатах Мэриленд, округ Колумбия или Вирджиния. Эта должность может частично работать удаленно до дальнейшего уведомления. Весь персонал Meridian должен быть полностью вакцинирован от COVID-19, если только не будет одобрено разумное медицинское или религиозное приспособление.
Должностные обязанности:
Поддерживайте связь с местными и международными партнерами для организации логистики программы, включая внутренние и международные авиабилеты, проживание, наземный транспорт, места для проведения мероприятий, культурные мероприятия и групповые мероприятия, и все это в рамках бюджета.
Управляйте логистикой мероприятий виртуальной программы, включая запуск платформ видеоконференций, отслеживание регистрации и распространение цифровых программных материалов.
Управляйте, распределяйте, отслеживайте и согласовывайте утвержденные средства, такие как суточные, культурные пособия, наземный транспорт и авансы на поездки с помощью предоплаченных карт или выплат средств, в соответствии с руководящими принципами финансирования и налогообложения
Работайте с командой программы для администрирования процессов подачи заявок и отбора участников, когда это требуется программой.
Подготовьте программные материалы для участников, включая приветственные пакеты, ознакомительные презентации перед отъездом, информацию о достопримечательностях и материалы для встреч, если это требуется программой.
Разработайте проектные бюджеты прогнозируемых расходов в консультации с Руководителем программы и/или Командой программы
Подготовьте буклеты групповых программ и корреспонденцию для каждой программы, а также организуйте перевод программных документов, если это необходимо
Проинформируйте участников о положениях о грантах, включая суточные, медицинскую страховку и организацию поездок
Своевременно оплачивайте счета, сверяйте ежемесячные выписки по кредитным картам и обрабатывайте возмещение командировочных расходов и платежи поставщикам
Помогать руководителю программы в мониторинге бюджетных отчетов и рассмотрении окончательного учета общих расходов по проекту для финансирующего и финансового офиса Meridian в соответствии с установленными графиками
Ведите точную документацию о деятельности программы в цифровых файлах в соответствии с политикой защиты данных Meridian.
При необходимости сообщайте соответствующие обновления программы руководителю программы, спонсорам и партнерам
Подготовьте, отправьте и рассмотрите Запрос предложений и расценок для поставщиков, партнеров по программе, консультантов и других заинтересованных сторон
Подготавливайте контракты для поставщиков, гарантируя, что все контракты заключены в соответствии с руководящими принципами закупок, распространяйте для подписания и утверждения в соответствии с политикой и сохраняйте копии всех выполненных контрактов.
Поездки (внутри страны и за рубежом) по мере необходимости для оказания поддержки программам на месте и / или сопровождения делегатов для оказания материально-технической поддержки во время их профессиональной программы
Подготовьте документацию для подачи заявлений на визу, а также организуйте и подтвердите международную доставку в соответствии с требованиями программы
Помогать команде программы в подготовке отчетов для спонсора и проведении мероприятий по мониторингу и оценке, таких как разработка и сбор ответов на опросы, по мере необходимости
Используйте профессиональное суждение и проявляйте инициативу в решении любых возникающих логистических или административных проблем, при необходимости информируя руководителя программы
Поддержка деятельности MCGL по развитию бизнеса, которая может включать разработку материалов для предложений, таких как описание бюджета, приложения, а также составление и редактирование описаний программ.
Оказывать помощь в обучении и внедрении новых сотрудников и действующих сотрудников по организационным и административным процессам и программам MCGL
Другие обязанности в соответствии с назначением
Образование/Опыт:
Степень бакалавра в области международных отношений, Международного развития, политологии, Государственного управления, бизнеса или смежных областях
Не менее 2 лет соответствующего опыта работы, включая некоторый административный опыт
Опыт работы с международными участниками и программами и / или учебы / работы за рубежом
Предпочтителен опыт управления логистикой для внутренних и международных групповых поездок
Предпочтителен опыт управления бюджетами и соблюдения набора финансовых процедур
Предпочтителен опыт работы в изменяющейся рабочей среде с постоянно меняющимися потребностями, требованиями и сроками.
Или любое эквивалентное сочетание профессиональной подготовки, образования и опыта, которое демонстрирует способность выполнять основные функции данной должности
Технические требования:
Уверенное владение Интернетом и компьютером, включая пакет Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, SharePoint, Outlook, Teams и т.д.)
Опыт работы с Canvas, Zoom и Salesforce полезен
Знания, Навыки, Умения:
Высокая организованность; способность выполнять сложные задачи независимо, точно и в условиях нехватки времени в меняющихся рабочих условиях и определять приоритеты нескольких проектов
Требуются эффективные, профессиональные навыки устного и письменного общения на английском и русском языках
Сильные навыки межкультурного общения; зрелость, культурная чувствительность и такт, подходящие для работы с людьми со всего мира.
Предпочтительны некоторые знания о программах обмена, синхронном и асинхронном взаимодействии и/или управлении проектами
Сильные навыки межличностного общения и способность профессионально взаимодействовать с широким кругом заинтересованных сторон, включая иностранных посетителей, партнеров-исполнителей и спонсоров
Способность работать совместно в команде, проявляя при этом инициативу и самостоятельность в выполнении обязанностей
Личная заинтересованность в поддержании основных ценностей Meridian, особенно в создании инклюзивного рабочего места
Заявление работодателя
Meridian стремится создавать разнообразную среду. Мы верим в расширение прав и возможностей мировых лидеров и усиление голосов самых разных слоев общества, чтобы создать пути для большего понимания, общих ценностей и уважения ко всем культурам, поскольку объединение людей было нашей основой более 60 лет. Если вы разделяете наши ценности и энтузиазм в продвижении беспристрастного сотрудничества для решения глобальных проблем и возможностей, вы можете найти дом в Meridian.
Как работодатель с равными возможностями, Meridian предоставляет равные возможности трудоустройства всем сотрудникам и кандидатам, независимо от расы, цвета кожи, религии, пола, гендерной идентичности или самовыражения, сексуальной ориентации, внешности, беременности, родов или связанных с ними заболеваний, семейных обязанностей, семейного положения, статуса ветерана или военного, национального происхождения, возраста, инвалидности, генетической информации, аттестата зрелости, политической принадлежности или любой другой классификации, защищенной федеральным, государственным или местным законодательством. Равные возможности трудоустройства будут предоставляться и поддерживаться всем лицам на всех этапах и условиях трудоустройства, включая набор, наем, обучение, повышение квалификации, продвижение по службе, перевод, дисциплину, увольнение, отзыв и увольнение.
Как
квалифицированные кандидаты должны подать заявку здесь. Мы свяжемся только с кандидатами, которые рассматриваются на эту должность. НИКАКИЕ ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ в связи с этой должностью приниматься не будут.
Meridian стремится создавать разнообразную среду. Мы верим в расширение прав и возможностей мировых лидеров и усиление голосов самых разных слоев общества, чтобы создать пути для большего понимания, общих ценностей и уважения ко всем культурам, поскольку объединение людей было нашей основой более 60 лет. Если вы разделяете наши ценности и энтузиазм в продвижении беспристрастного сотрудничества для решения глобальных проблем и возможностей, вы можете найти дом в Meridian.
