Мы профессионалы, которые хотят изменить ситуацию к лучшему! Мы являемся мировым лидером в области чистых и надежных решений для производства чугуна для производителей стали в самом быстрорастущем секторе сталелитейной промышленности. В Midrex мы живем нашей целью — любить других и служить им. Наша глобальная команда верит в динамичную, совместную рабочую среду, основанную на культуре командной работы и стремлении отдавать как нашим товарищам по команде, так и сообществу. В Midrex мы просим многих наших товарищей по команде, поэтому мы так много даем взамен с отличным пакетом льгот, соответствующим 401 (k) и гибкой политикой работы.
Midrex базируется в Шарлотте, штат Северная Каролина, с глобальными офисами в Соединенном Королевстве, Китае, Индии и Дубае. Midrex полностью принадлежит компании Kobe Steel, Ltd.
Помощник по административным вопросам будет оказывать административную поддержку вице-президенту по коммерции, директорам, менеджерам и сотрудникам старшего звена.
Обязанности/Ответственность:
Организуйте конференции, встречи, составьте расписание и решайте конфиденциальные вопросы.
Поддерживайте текущие отдельные файлы, записи, руководства и т.д.
Помощь в планировании поездок и организация всех международных и внутренних рейсов
Поддерживайте хорошие рабочие отношения с представителями наших туристических агентств и поставщиками
Помощь в получении виз и/или новых паспортов
Обработайте всю визовую работу, необходимую для международной поездки на сайт проекта
Вести постоянный отчет обо всех визах, имеющихся у компании/Подрядчиков, и датах истечения срока действия/продления
Вести постоянный отчет обо всех паспортах, имеющихся у компании /Подрядчиков, для процесса обновления
Координируйте действия с партнерами по консорциуму и поставщиками по мере необходимости для получения разрешений на работу и другой документации, необходимой для прикомандированного персонала
Помогать менеджерам со всей административной работой, связанной со следующим:
Координируйте международные поездки для экспатриантов, консультантов по поставщикам и товарищей по команде
При необходимости координируйте свои действия с партнером по консорциуму, консультантами по поставщикам и т.д., а также подготавливайте и ведите всю документацию, относящуюся к конкретному участку, такую как разрешения на работу, виды на жительство и т.д. для прикомандированного персонала на объекте
Ведите журналы для отслеживания статуса визы Midrex Advisor и персонала Midrex, а также поездок на сайты и обратно
Помощь со всеми отчетами о расходах подрядчиков, предварительными согласованиями и обработкой
Помощь кадровым ресурсам в заключении контрактов с подрядчиками на проектных площадках
Координировать все средства индивидуальной защиты и защитную одежду для персонала и товарищей по команде
При необходимости помогайте другим подразделениям и сотрудникам в тяжелые периоды работы
Затраты на процесс
Оказывать вспомогательную поддержку Исполнительному помощнику Главного операционного директора и Главному исполнительному директору
Печатайте различные корреспонденции и отчеты
Отвечайте на телефонные звонки и переводите их, проверяя при необходимости.
Подготовьте протоколы совещаний для важных совещаний, таких как Ежемесячный обзор проекта Midrex, ежемесячные совещания по статусу исполнительного директора и т.д.
Предоставлять рекомендации для оказания помощи в профессиональном развитии младшего административного персонала
Навыки/Способности:
Требуемый:
Отличные навыки устного и письменного общения.
Отличные организационные навыки и внимание к деталям
Способность организовывать и расставлять приоритеты задач, включая делегирование задач, когда это необходимо.
Способность сохранять конфиденциальность на самом высоком уровне
Способность организовывать и координировать рабочие задания
Расширенные возможности пакета Microsoft Office
Отличные навыки межличностного общения и умение взаимодействовать с сотрудниками всех уровней
Гибкий и способный адаптироваться в различных ситуациях и при взаимодействии с самыми разными личностями.
Предпочтительный:
Знание визового и/или паспортного процесса
Свободное владение русским, немецким или японским языками
Образование и требования:
Диплом средней школы или эквивалент
Предпочтительное административное образование после окончания средней школы
Минимум пять (5) лет практического опыта работы на должности поддержки C-suite
Физические требования:
Длительные периоды сидения за письменным столом и работы за компьютером.
Другие Обязанности:
Пожалуйста, обратите внимание, что данная должностная инструкция не предназначена для того, чтобы охватывать или содержать полный перечень видов деятельности, обязанностей или обязанностей, которые требуются от сотрудника для выполнения данной работы. Обязанности, обязанности и виды деятельности могут измениться в любое время с уведомлением или без него.
